Situatieschets

Bij een goed georganiseerde toeleverancier voor de olie- en gasindustrie staan het resultaat en de liquiditeit onder druk. Een gevolg van het gebrek aan gestructureerd overleg en tijdige signalering van negatieve ontwikkelingen in de performance. Bovendien staat de directie te veel op afstand van de operatie.

Opdracht

De opdracht voor de interim-directeur is helder: het doorlichten van de organisatie en het doorvoeren van verbeteringen in commerciële focus, margebeheersing en liquiditeitsplanning.

Aanpak/Oplossing

Een goed organigram is nog geen garantie voor succes op de lange termijn, zo blijkt. Zeker niet in een snel veranderende omgeving. Managers en medewerkers moeten in de dagelijkse praktijk ook daadwerkelijk gebruikmaken van de aanwezige infrastructuur voor systematische samenwerking en overleg. Bovendien moeten ze oog hebben voor de gevolgen van hun handelen op het resultaat. Op haar beurt moet de directie daar strakker op sturen.

De interim-directeur scherpt de procedures voor resultaatbeheersing dan ook aan, met een wekelijks overleg van het managementteam en een gedetailleerde rapportage over commerciële acties, kostenbeheersing en liquiditeit. Ook voert hij een systematiek in voor het bewaken van de marge en de toegevoegde waarde bij de acceptatie van opdrachten. Tot slot verbetert hij de liquiditeit met een kapitaalinjectie door de aandeelhouders en financieringsruimte door bank en pandeigenaar.

Resultaat

De interim-directeur heeft zowel aan de top als in de rest van de organisatie sense of urgency en meer gevoel voor commercie en resultaatgerichtheid gecreëerd. Daarmee komt de organisatie voortaan niet opnieuw voor onaangename verrassingen in de performance te staan en kan eerder worden bijgestuurd.

Situatieschets

Promen, een organisatie voor sociale werkvoorziening (1.800 medewerkers in de SW, 130 medewerkers in staf en leiding) kampt met grote financiële en organisatorische problemen.

Daardoor komen bestuur en wethouders van de deelnemende gemeenten onder druk te staan (er is bij de organisatie sprake van verlengd lokaal bestuur, waarbij verschillende gemeenten samenwerken in het publiek domein via een financieel vestzak/broekzak-principe). Bovendien is er veel onrust in het bedrijf en krijgt de samenwerking tussen de gemeenten een slecht imago.

Een ingrijpende herstructurering is onvermijdelijk. Daarnaast moet de organisatie worden klaargemaakt voor het opvangen van de gevolgen van nieuwe wetgeving, die zal leiden tot subsidiedaling. Dat dreigt de tekorten verder te doen oplopen.

Opdracht

De interim-bestuurder moet het bedrijf in een tijd van politieke en maatschappelijke turbulentie door middel van een herstructurering klaar maken voor de toekomst en in evenwicht brengen met de behoefte van de aandeelhouders, waaronder het realiseren van een verantwoord financieel resultaat. Dat vereist een uitstekend gevoel voor politiek-bestuurlijke en maatschappelijke verhoudingen.

Aanpak/Oplossing

De interim-bestuurder saneert in totaal voor 4,2 miljoen euro aan kosten. Verder voert ze de Prince II-projectstructuur in voor kostprijsverlaging en kwaliteitsverbetering, een belangrijke succesfactor. Ook vervangt ze het volledige managementteam en neemt ze afscheid van overtollige medewerkers en middelen.

Het bij elkaar krijgen van de reorganisatiegelden is een huzarenstukje, doordat de overheid na de val van het kabinet de toegezegde gelden terugtrekt. Met tact en geduld weet de interim-bestuurder andere financieringsbronnen aan te boren.

Resultaat

In slechts 20 maanden tijd zijn alle financiële en organisatorische problemen opgelost. De gestelde doelen zijn ruimschoots behaald. Het bedrijf heeft het jaar financieel positief afgesloten met een aanvaardbare kleine winst, waardoor de gemeentelijke bijdrage sterk kon worden teruggebracht. Met de kostensanering kon ook de terugval in inkomsten door subsidieverlaging worden opgevangen.

Situatieschets

Een financieel onafhankelijke leasemaatschappij - behorend tot de top-10 in Nederland - blijft achter in het gewenste resultaat, onder meer door hoge kosten. Het bedrijf is onderdeel van een familieholding.

De raad van bestuur van de holding - bestaande uit de familie, onder wie de voormalige directeur-grootaandeelhouder (DGA) van het leasebedrijf - constateert naast de teleurstellende prestaties dat er onrust heerst bij het dochterbedrijf. Bovendien komt een ICT-project niet goed van de grond. Daardoor is er geen inzicht meer in de dagelijkse gang van zaken en de financiële administratie. De accountant schort zijn werkzaamheden en een goedkeurende verklaring op. De algemeen directeur aanvaardt elders een functie.

De raad van commissarissen krijgt de opdracht om een interim-directeur in te zetten met ervaring in de leasebranche en gedegen financieel inzicht. Deze moet de periode overbruggen die nodig is om een nieuwe algemeen directeur te werven en kan ondertussen orde op zaken stellen.

Opdracht

De interim-directeur krijgt de volgende opdracht mee: verlaag de kosten, bezweer de onrust, los het ICT-probleem op en bewaak de continuïteit van het operationeel proces. Zorg voor een goedkeurende accountantsverklaring en herstel het vertrouwen bij de banken. Doe dit alles in nauw overleg met de voormalige DGA.

Aanpak/Oplossing

De interim-directeur doorgrondt al snel de oorzaak van het haperende ICT-project: dat blijkt gestart te zijn zonder een goede implementatie en kennisborging bij de medewerkers. Het gevolg: iedereen werkt op eigen houtje buiten het ICT-systeem om, waardoor tussenrekeningen niet traceerbaar zijn. De interim-directeur start vervolgens een herimplementatie van het ICT-systeem, met procesbeschrijvingen en personeelstrainingen, volgens projectaanpak Prince 2.

De hoge kosten van het dochterbedrijf blijken voort te komen uit de grote hoeveelheid lopende projecten en de daarmee gepaard gaande personeelskosten. De interim-directeur snijdt fors in de vele projecten, wat leidt tot een personeelsreductie van 40 fte.

Ondertussen start de interim-directeur een communicatietraject met de accountant en de banken. Daarbij geeft ze inzicht in de projectplanning, de doelstellingen en de vorderingen, maar ook een doorkijkje naar de toekomst. Openheid en transparantie moeten het vertrouwen herstellen: in de interim-aanpak, maar ook in een gezonde toekomst voor het bedrijf.

Resultaat

Het intensieve interim-project neemt uiteindelijk 16 maanden in beslag. Maar het resultaat mag er zijn: de onrust is bezworen en de personeelsbezetting is geherstructureerd en afgebouwd. Daarmee zijn de kosten structureel verlaagd. Verder is het ICT-probleem opgelost en is de financiële administratie weer op orde. Uiteindelijk geeft de accountant weer een goedkeurende verklaring af en verlengen de banken hun kredieten.

Een mooie basis voor de nieuwe algemeen directeur, die het stokje overneemt en meteen een vliegende start kan maken.