De uitgangssituatie
Een wereldwijd actieve toeleverancier voor de olie- en gasindustrie wordt na een aantal goede jaren geconfronteerd met malaise in de sector. De meerderheid van de aandelen van het bedrijf is in handen van enkele private equity-investeerders, een minderheid is in handen van het management.
Verrast door slechte cijfers
De zittende algemeen directeur/aandeelhouder reageert te laat op de neergang en heeft de liquiditeit en kaspositie niet in de hand. Systematisch overleg en rapportage ontbreken, waardoor er geen sprake is van tijdige signalering van negatieve ontwikkelingen in de performance. De directieleden komen onvoldoende frequent en niet gestructureerd bij elkaar. Daardoor worden ze verrast door de slechte cijfers. Bovendien staat de directie te veel op afstand van de operatie om snel te kunnen ingrijpen. Het bedrijf heeft een heldere organisatiestructuur, maar in de praktijk laten samenwerking en overleg tussen de verschillende afdelingen te wensen over. Bovendien ontbreekt het de medewerkers aan resultaatgericht denken en handelen.
De overige aandeelhouders maken zich zorgen en terecht: het bedrijf leidt zware verliezen en komt uiteindelijk zelfs terecht bij de afdeling Bijzonder Beheer van de bank.
De opdracht
De aandeelhouders roepen de hulp in van Custom Management. De opdracht laat zich in een paar woorden samenvatten: het doorlichten van de organisatie en het verbeteren van margebeheersing, liquiditeitsplanning en risicomanagement. Naar buiten toe blijft de algemeen directeur het gezicht van het bedrijf, de vennoot van Custom Management positioneert zichzelf als adviseur en gaat achter de schermen aan de slag om intern orde op zaken te stellen.
De eerste stappen
De eerste drie weken van de opdracht zijn het intensiefst. De interim-directeur zit door de week in een hotel en maakt lange dagen. Van de vijf werkdagen gaat er zeker één op aan communicatie. Allereerst met het zittende directieteam: dat zit namelijk niet te wachten op een buitenstaander. De interim-directeur moet dus eerst het vertrouwen zien te winnen van de directieleden. Uiteindelijk slaagt hij daarin door het afgeven van een heldere boodschap: het is niet zijn intentie om aan de stoelpoten van de directieleden te zagen, hij wil samen met hen het bedrijf redden. In het begin houden de directieleden de kaarten nog tegen de borst, maar al snel laten ze die zakken en accepteren ze de nieuwe situatie.
Moeite om nee te zeggen
De interim-directeur maakt met de algemeen directeur de afspraak dat deze zich zal richten op de commerciële gang van zaken - waar ook diens kracht ligt - terwijl hijzelf intern de benodigde maatregelen zal doorvoeren. Hij kan daarbij terugvallen op de financieel directeur, die goed is in zijn vak, maar moeite had om nee te zeggen tegen te grote uitgaven, of te risicovolle internationale projecten.
A4’tje met voorgenomen acties
Tijdens de eerste weken besteedt de interim-directeur ook veel tijd aan communicatie met de overige medewerkers van het bedrijf: voor negentig procent hoogopgeleide professionals. Die hebben de productie en de omzet met eigen ogen zien teruglopen en begrijpen dat er iets moet gebeuren. Maar ze moeten ook zélf bereid zijn om te veranderen. De interim-directeur bezoekt alle afdelingen om uit te leggen wie hij is, hoe het bedrijf ervoor staat en wat hij wil verbeteren. En dan is er nog de bank die goed op de hoogte gehouden moet worden, net als de aandeelhouders. Aan die laatste stuurt de interim-directeur een A4’tje met de voorgenomen acties. Daarnaast zit hij elke maand met hen aan tafel om de voortgang te bespreken.
De aanpak
De interim-directeur neemt ferme maatregelen om de liquiditeit en kaspositie op orde te brengen. Alle banen kunnen behouden blijven, maar er moet rigoureus anders gewerkt worden in het bedrijf. Om te beginnen in de directie. De interim-directeur voert een nieuwe overleg- en rapportagestructuur in: voortaan komt de directie elke maandagochtend van 10.00 tot 12.00 uur bij elkaar en wordt er gekeken naar commerciële acties, kostenbeheersing en liquiditeit op basis van gedetailleerde rapportages. Er bovenop zitten, is het devies: kort op de bal spelen.
Betalingscondities aangescherpt
Ook voert de interim-directeur een systematiek in voor het bewaken van de marge, de toegevoegde waarde en de risico’s bij de acceptatie van opdrachten. Zo moet er voortaan, zo mogelijk, een aanbetaling worden gedaan en worden de betalingscondities aangescherpt. De interim-directeur opent ook de ogen van de medewerkers voor het belang van resultaatgerichtheid en meer samenwerking.
Het kantelpunt: nieuwe grote order
Spannend wordt het wanneer zich bij een grote opdracht twee kritische momenten aandienen: er ontstaan problemen van productietechnische aard en met de betaling. De interim-directeur pakt de problemen bewust niet zelf aan, maar laat de algemeen directeur naar China gaan, die de zaak uiteindelijk prima weet op te lossen.
Geluk heb je soms ook nodig tijdens een interim-opdracht: net op het goede moment komt er een nieuwe grote order binnen. De interim-directeur kan deze opdracht mooi als voorbeeld gebruiken voor de nieuwe manier van werken: het maken van commerciële afspraken met een goede marge en het afdekken van de risico’s. Vervolgens mobiliseert hij iedereen in het bedrijf om alles op alles te zetten voor de productie van de nieuwe order, al moet hij daarvoor wel even zijn tanden laten zien. Met de nieuwe opdracht weet de interim-directeur ook tijd te kopen bij de bank.
Verbeterde liquiditeit door kapitaalinjectie
Uiteindelijk heeft de bank zelfs weer voldoende vertrouwen in het bedrijf om de geldkraan open te houden. Ook de eigenaar van het bedrijfspand biedt financieringsruimte. Voorwaarde van de bank en de pandeigenaar is wel dat ook de aandeelhouders een kapitaalinjectie doen. Met de verbeterde liquiditeit kan het bedrijf voorlopig weer vooruit.
De resultaten
De interim-directeur heeft zowel aan de top als in de rest van de organisatie sense of urgency en meer gevoel voor commercie en resultaatgerichtheid gecreëerd. Daarmee komt de organisatie voortaan niet opnieuw voor onaangename verrassingen in de performance te staan en kan eerder worden bijgestuurd. Dat is nodig, want de markt is nog steeds lastig. Door de strakke sturing en het op orde hebben van de financiën, weet het bedrijf zich echter redelijk tot goed staande te houden.
Niet in oude fout vervallen
Slechts drieënhalve maand na zijn aantreden, heeft de interim-directeur zijn opdracht volbracht en geeft hij het stokje weer over aan de algemeen directeur en de rest van het directieteam. Hij blijft nog wel actief als voorzitter van de raad van commissarissen om de vinger aan de pols te houden en te voorkomen dat het bedrijf weer in de oude fout vervalt. Ook heeft hij nog maandelijks overleg met de belangrijkste aandeelhouder.
De terugblik
Hoe kijkt de interim-directeur zelf op de opdracht terug? ‘Met behoud van de zittende mensen hebben we het bedrijf in korte tijd weer gezond gemaakt en in beter vaarwater gebracht. Dat geeft me een voldaan gevoel. Het geheim: optimale interne communicatie, gekoppeld aan strak cashmanagement.’