R&D-afdeling opnieuw uitgevonden

PORTFOLIO
Interim-directeuren bespreken cases uit hun praktijk

Een fabrikant van machinesystemen voelt de hete adem van de concurrentie in de nek. Snel reageren met nieuwe producten blijkt echter lastig, omdat de R&D-afdeling niet optimaal functioneert. De door Custom Management ingezette interim-directeur kantelt de organisatie, herstelt het eigenaarschap en verbetert de samenwerking met andere afdelingen. Het resultaat: een kortere time-to-market. Dág concurrentie!

R&D-afdeling opnieuw uitgevonden

 

De uitgangssituatie

Een fabrikant van machinesystemen - zeventig jaar geleden begonnen als eenmanszaak en inmiddels wereldmarktleider in een industriële nichemarkt - is financieel gezond en succesvol. Het jaar 2016 wordt zelfs afgesloten met een recordomzet en -ebitda. Toch is van een wolkeloze hemel geen sprake: de concurrentie neemt toe. Het vóórblijven daarvan vraagt om continue productontwikkeling en een steeds kortere time-to-market.

Gestrande projecten
De afdeling research & development presteert echter suboptimaal. De medewerkers durven onvoldoende verantwoordelijkheid te nemen en eigenaarschap ontbreekt. Output en efficiency blijven achter, ondanks de overschrijding van het R&D-budget - mede door de forse inhuur van externe capaciteit. Ook de samenwerking tussen de functionele disciplines en de andere afdelingen binnen het bedrijf is niet optimaal, waardoor projecten soms onnodig lang duren of zelfs stranden. De markt vraagt ook steeds meer naar totale systemen, terwijl de complexiteit van de integratie van de verschillende producten wordt onderschat. Er lopen te veel ontwikkelprojecten tegelijk (waarbij soms langs elkaar heen gewerkt wordt) en de prioriteitsprojecten die marktverlies moeten keren, hebben een te lange doorlooptijd.

Onevenwichtige aansturing

Door de functionele inrichting van de R&D afdeling is er onvoldoende focus op de verschillende productgroepen en is onduidelijk wie de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor het product draagt. Dit maakt een gerichte aansturing lastig. Ook voor medewerkers van de andere afdelingen in de organisatie is onduidelijk bij wie zij moeten aankloppen als er sprake is van problemen. Het administratieve proces is eveneens toe aan verbetering: het tijdsbeslag is groot en het inzicht in uren en kosten is onvoldoende helder. Dat maakt een adequate inzet van mensen en middelen lastig.

 

De opdracht

Als de directeur R&D vertrekt, doet de organisatie een beroep op Custom Management. De primaire opdracht: tijdelijke versterking van het management van de afdeling, tot een opvolger is gevonden. Daaronder ligt een aantal secundaire wensen: breng de overschrijding op het R&D-budget terug, verkort de time-to-market, herstel eigenaarschap en verantwoordelijkheidsgevoel van de medewerkers, verbeter de onderlinge sfeer en versterk de samenwerking met andere afdelingen. Uiteindelijk krijgt de opdracht dus een bredere scope: een totale herstructurering van de R&D-afdeling, gericht op een versnelde implementatie van nieuwe producten in de markt.

De eerste stappen

De ingezette vennoot is goed thuis in industrieel-technische organisaties en heeft daarin zelf de verschillende niveaus doorlopen. Hij spreekt dus de taal van managers én medewerkers. Dat komt goed van pas bij het zetten van de eerste stappen in deze interim-opdracht: het winnen van het vertrouwen en het oplossen van de grootste verstoringen. Zijn belangrijkste instrument: praten, praten en nog eens praten. Niet alleen met de functioneel leidinggevenden en de projectmanagers, maar ook met de mensen op de werkvloer - die lange tijd niet gehoord zijn - en de ondernemingsraad. Alles wordt genoteerd in het zwarte Moleskine-boekje dat altijd binnen handbereik is.

Bonhomie en humor

Lopende problemen worden snel opgelost, verder zorgt de interim-directeur in deze eerste fase vooral dat hij goed zichtbaar is. Humor vormt zijn belangrijkste wapen om gevoeligheden uit het verleden bespreekbaar te maken en het gevoel van betrokkenheid te herstellen. Maar hij is ook duidelijk: ego en persoonlijke positionering moeten plaatsmaken voor samenwerking, teamwork en collectief succes.

De herstructurering

Als het vertrouwen eenmaal gewonnen is, kan begonnen worden met het opnieuw inrichten van de R&D-afdeling. De efficiency en de tevredenheid van de in- en externe klant moeten omhoog. Bovendien moet R&D de groei en de langetermijndoelen van de organisatie beter ondersteunen. En er moet vooral snelheid worden gemaakt, om de concurrentiepositie veilig te stellen: de time-to-market moet korter.

Van functionele structuur naar multidisciplinaire teams

De interim-directeur bepaalt samen met het MT de verdere prioriteiten (wat wordt aangepakt, maar vooral ook: wat níet?). Daarnaast kantelt hij de R&D-afdeling: van functioneel gestuurd naar productgroep gestuurd. Daardoor worden projecten tijdens het ontwikkelproces niet langer inefficiënt en tijdrovend van de ene naar de andere afdeling geschoven, maar wordt gewerkt in multidisciplinaire productteams, geleid door een product owner. Dat leidt tot meer eigenaarschap (mensen zijn immers samen verantwoordelijk voor het hele ontwikkelproces en niet voor slechts een stukje), een hogere kwaliteit, meer tempo en een beter moreel. Er is genoeg talent in huis. Mensen moeten alleen weer aangesproken worden op hun intrinsieke motivatie in plaats van zaken van bovenaf opgelegd te krijgen. De interim-directeur stelt uitdagende doelen, maar geeft medewerkers ook autonomie en verantwoording: binnen de gestelde kaders krijgen ze de vrijheid om de doelen op hun eigen manier te realiseren.

Bruggen slaan

De interim-directeur slaat ook bruggen met en tussen de andere afdelingen binnen het bedrijf, zodat samenwerking en afstemming aanzienlijk verbeteren. Daardoor wordt de doorlooptijd van ontwikkeling tot het daadwerkelijk plaatsen van nieuwe producten bij de klant sterk verkort. Hij biedt ook ondersteuning aan de afdeling Kwaliteit. Dat leidt tot het sneller oplossen van lopende kwaliteitsproblemen en het voorkomen van nieuwe, door al in de ontwikkelfase meer aandacht te besteden aan een robuust ontwerp.

Administratief proces stroomlijnen

Administratief worden er ook meters gemaakt: er wordt een sluitend rapportagesysteem opgezet, waarin de kosten, het begrote aantal uren en de benodigde middelen beter op elkaar zijn afgestemd. Veel administratieve handelingen bleken ook al door de afdeling Finance te worden verricht en worden daarheen verschoven. Verder wordt de externe inhuur teruggebracht en wordt een aantal vaste posities succesvol ingevuld met kwalitatief goede mensen.

De resultaten

De doorlooptijd van de interim-opdracht bedroeg tien maanden. Inmiddels heeft de interim-directeur de opdracht tot grote tevredenheid afgerond. Wat begon als overbruggings­management voor de vertrokken directeur R&D, groeide uit tot een totale herstructurering van de R&D-afdeling. Dat leidde tot een versnelde implementatie van nieuwe producten in de markt. Daarmee kon de achterstand ten opzichte van de concurrent snel worden ingelopen. Bovendien werd er een gedegen basis gelegd voor een toekomstbestendige R&D-afdeling: kostenefficiënt en met oog voor kwaliteit, in een cultuur van eigenaarschap en samenwerking en volledig toegerust om de groei en langetermijndoelstellingen van de organisatie te kunnen ondersteunen.

De terugblik

Hoe kijkt de interim-directeur zelf op de opdracht terug? ‘Het mooist vond ik de terugkeer van de intrinsieke motivatie en het initiatief van de mensen op de afdeling R&D, nadat ze weer vrijheid en vertrouwen kregen. Zelf kon ik binnen de organisatie ook autonoom opereren, dat heb ik zeer gewaardeerd. De samenwerking met de CEO was uitstekend en ik heb een goede relatie kunnen opbouwen met de andere directieleden. Dat maakte het voor mij als interim-directeur R&D ook mogelijk om me bezig te houden met de samenwerking met en tussen andere afdelingen. Achteraf bleek dat een van de lastigste onderdelen van de opdracht. Uiteindelijk heb ik echt een bijdrage kunnen leveren aan de toekomst van een prachtig bedrijf en dat geeft me grote voldoening.’