Situatieschets
De directe aanleiding voor het aantrekken van een interim-directeur is een bezettingsprobleem, veroorzaakt door het vertrek van de voorzitter van de raad van bestuur en de ziekte van een ander bestuurslid.
Er is echter veel meer aan de hand in de organisatie. Wijzigingen in de financiering brengen grote veranderingen met zich mee. Bovendien wordt een fusie met een andere jeugdzorg-instelling voorbereid. Dat zorgt voor onrust in de organisatie, die het management onvoldoende weet te adresseren. De relatie met de ondernemingsraad is ernstig verstoord.
Ook op de reguliere aansturing van de organisatie is veel aan te merken. De organisatie mist focus en strategische doelstellingen, de planning & control-cyclus is niet adequaat en de registratieprocessen en facturatie zijn niet op orde. Verder wordt intern onvoldoende samengewerkt, met inefficiency en afstemmingsproblemen tot gevolg.
Opdracht
De opdracht aan de nieuwe interim-bestuursvoorzitter bestaat dan ook niet alleen uit overbruggingsmanagement, maar is breder en steekt dieper: onderzoek of de beoogde fusie met een andere jeugdzorg-organisatie tot de mogelijkheden behoort, creëer daarvoor draagvlak en normaliseer de interne verhoudingen.
En verder: verbeter de kwaliteit van de aansturing door het formuleren van een heldere strategie, het stroomlijnen van de processen en het regisseren en coördineren van de interne en externe samenwerking.
Aanpak/Oplossing
De interim-bestuursvoorzitter investeert allereerst veel tijd en aandacht in het voeren van een interne dialoog: ze vindt het belangrijk om met iedereen in de organisatie in gesprek te komen. Die aanpak bezweert al snel de onrust. Met de beoogd fusiepartner wordt eerst een gezamenlijk project gedaan, als testcase voor een eventuele intensievere samenwerking. Daarmee ontstaat de tijd en rust voor het creëren van draagvlak in beide organisaties.
Ondertussen wordt gewerkt aan een betere aansturing. De interim-bestuursvoorzitter formuleert een strategisch beleid en inhoudelijke doelen op basis van de interne gesprekken, maakt concrete afspraken over de uitvoering en toetst de nakoming daarvan. Ze trekt nieuw managementtalent aan voor het professionaliseren van de planning & control, het stroomlijnen van de processen voor zorgverlening, registratie en facturatie en het coördineren van een goede afstemming in de organisatie.
Resultaat
Door de interne dialoog en het gefaseerde fusieproces is er weer sprake van werkbare verhoudingen met medewerkers en ondernemingsraad. Dat creëerde een opening om intern orde op zaken te stellen: de organisatie heeft weer richting, de processen verlopen soepel en mensen werken inmiddels weer mét elkaar, in plaats van langs elkaar heen.